Briefing erstellen in 9 Schritten (inkl. Briefing Vorlage als PDF)

Mann und Frau im Briefing. Die Frau lacht.
Ein professionelles Briefing ist die Basis für ein erfolgreiches Projekt. Erfahren Sie, welche Fragen zu einem Briefing gehören und laden Sie unsere Briefing Vorlage, die wir am Beispiel eines Webdesign-Projekts erstellt haben, herunter.

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Inhaltsverzeichnis

Ein umfassendes Briefing bildet nach wie vor die Grundlage für jedes erfolgreiche Marketingprojekt. Es wird generell nach einem umfassenden ersten Beratungsgespräch erstellt. Mit einem detaillierten Briefing vermeiden Sie zahlreiche Rückfragen, Kosten, Korrekturen, Terminverschiebungen und Missverständnisse.

Um Sie dabei zu unterstützen sicherzustellen, dass Ihr Projekt korrekt durchgeführt wird, stellen wir Ihnen im folgenden Artikel alle wichtigen Informationen einschließlich einer Vorlage mit 35 Fragen für Ihr Briefing zur Verfügung. Spezifische Punkte können in einem persönlichen Gespräch weiter vertieft werden. Das Ergebnis vom Briefing und weiterführenden Gespräche sollte die Einigung des Kunden mit dem Auftraggeber in allen wichtigen Fragen sein.

Ohne ein gut durchdachtes Briefing fehlt es der Marketingagentur oder Ihrem internen Team an wichtigen Informationen. Diese Informationen werden benötigt, um Ihre Geschäftsziele zu verstehen und eine effektive Marketingstrategie zu entwickeln. Doch wie erstellen Sie ein effektives Briefing? Was sind die wichtigsten Elemente, die darin enthalten sein sollten? Alle Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist unter dem Begriff Briefing zu verstehen?

Briefing bedeutet Einsatzbesprechung oder Anweisung. Brief wird ferner mit kurz übersetzt. Das Wort kurz trifft den Nagel exakt auf den Kopf: Als Briefing wird eine kurze schriftliche Anweisung oder eine mündliche Besprechung vor dem Start eines Projektes bezeichnet.

Für welche Zwecke wird ein Briefing benötigt?

Es dient Ihnen als Basis für die Umsetzung verschiedener Projekte, unabhängig von ihrer Größe. Es gibt unterschiedliche Ausrichtungen und Inhalte. Strategische Briefings werden beispielsweise genutzt, um die Positionierung eines Unternehmens oder die Entwicklung einer neuen Marketingstrategie zu planen. Operative Briefings hingegen klären über eine konkrete Aufgabenstellung oder Zielsetzung auf, wie zum Beispiel ein Content Briefing. Darüber hinaus gibt es spezifische Briefings für PR, Design oder Websites. Der Schwerpunkt im folgenden Artikel ist das Website-Briefing.

Warum ist ein Briefing von großer Wichtigkeit?

Erstens hilft Ihnen eine Briefing Vorlage, den aktuellen Stand, die Ziele und den Rahmen eines Projekts zu dokumentieren. Alle wichtigen Informationen werden darin festgehalten, sodass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Kenntnisstand sind und jederzeit darauf zurückgreifen können.

Zweitens hilft sie dabei, die Aufgabenstellung oder Zielsetzung klarer zu definieren. Der Fragebogen führt Sie schrittweise von einer groben Vorstellung hin zu einem konkreten Bild. Sie haben die Möglichkeit Vorgaben, Wünsche und Details zu nennen.

Drittens erleichtert Ihnen eine professionelle Briefing Vorlage die erfolgreiche Umsetzung des Projekts. Klare Informationen vermeiden Missverständnisse und die Zusammenarbeit läuft effizienter, weil unnötige Feedbackschleifen ausgeschlossen werden. Der Auftragnehmer kann auf der Basis dieser Informationen besser auf Ihre Erwartungen als Kunde eingehen und das Projekt erfolgreich abschließen.

Viertens hilft Ihr Briefing nicht nur dem Auftragnehmer, sondern auch dem Auftraggeber dabei, die Vorstellungen und Ziele für ein Projekt klarer zu definieren. Viele Menschen haben Schwierigkeiten damit, ihre Gedanken präzise auszudrücken. Deshalb kann Ihnen der Fragebogen in der Briefing Vorlage dabei helfen, von einer vagen Vorstellung zu einem konkreten Bild zu gelangen. Als Auftraggeber können Sie nicht nur konkrete Vorgaben machen, sondern auch Wünsche und Details äußern, die Ihnen wichtig sind.

Fünftens kann der Auftragnehmer, wenn er die Informationen, Anweisungen und Wünsche des Kunden kennt, dessen Erwartungen optimal erfüllen. Es ist wichtig, dass der Auftragnehmer seinen Kunden und dessen Wünsche versteht, damit er das Projekt zur Zufriedenheit des Kunden umsetzen kann.

Sechstens trägt ein gut vorbereitetes Dokument zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts bei. Wenn alle Informationen klar und deutlich festgehalten sind, minimieren Sie das Risiko von Missverständnissen. Außerdem kann eine klare Briefing Vorlage dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem Auftragnehmer effizienter verläuft, weil unnötige Rückfragen und Anpassungen vermieden werden können.

 

Zwei Frauen im Briefing Gespräch

Briefing Vorlage – Beispielfragen & Inhalte

Die Briefing Vorlage für ein Website-Projekt sollte zwingend verschiedene Informationen enthalten. Ihre Anweisungen und Vorgaben müssen sowohl den aktuellen Zustand als auch die zukünftigen Ziele Ihres Projekts und/oder Ihres Unternehmens beleuchten. Standardmäßig sollten in diesem Dokument Informationen über Ihr Unternehmen, den Markt und die Mitbewerber sowie die Ziele und Zielgruppen und projektspezifische Angaben enthalten sein. Es ist zudem wichtig, praktische Details wie den Zeitplan und das Budget festzuhalten.

Konkrete Beispielfragen

In diesem Absatz finden Sie mehrere konkrete Beispielfragen, die Sie in Ihre Briefing Vorlage übernehmen können.

Teil 1: Vorstellung Ihres Unternehmens

Im ersten Teil geben Sie üblicherweise Auskunft über allgemeine Informationen zum Projekt und Details zu Ihrem Unternehmen, zum Beispiel die Branche, die Philosophie und das Alleinstellungsmerkmal (USP).

Beispielfragen für Ihre Briefing Vorlage sind:

  • Wie würden Sie Ihr Unternehmen in wenigen Sätzen beschreiben, um es jemandem schnell und prägnant vorzustellen?
  • Wie schätzen Sie Ihre Position auf dem Markt ein?
  • Wie steht es um die aktuelle Lage in Ihrer Branche?
  • Warum entscheiden sich Kunden für Ihr Unternehmen?
 

Teil 2 : Aktuelle Website

Im zweiten Teil Ihrer Briefing Vorlage beschreiben Sie den aktuellen Ist-Zustand Ihres Unternehmens. Beziehen Sie dafür, falls verfügbar, Analyse-Daten, Erfahrungswerte sowie Stärken und Schwächen in Ihre Einschätzung ein. Überlegen Sie sorgfältig, welche Dinge Sie beibehalten möchten und was geändert werden soll. Diese Informationen sind wichtig für die spätere Entwicklung der geeigneten Website-Strategie.

Beispielfragen für diesen Teil sind:

  • Welche Aspekte Ihrer Website sind positiv?
  • Wo besteht Verbesserungsbedarf auf der aktuellen Website?
  • Welches Feedback haben Sie von Ihren Kunden zur aktuellen Website erhalten?
  • Wie soll sich Ihre neue Internetpräsenz im Vergleich zur aktuellen Website unterscheiden?
 

Teil 3: Aufgabenstellung & Ziele

Jede Internetpräsenz ist verschieden. Die Frage nach den Zielen wird mehrheitlich mit “Mehr Umsatz” beantwortet. Es ist Ihnen allerdings zu empfehlen, dass Sie Ihre Ziele konkretisieren. Überlegen Sie, welche Leistungskennzahlen (KPIs) in welchem Zeitraum Ihr Unternehmen erreichen will. Es ist zudem empfehlenswert, dass Sie die SMART-Regel verwenden, um Ihre Ziele zu definieren: Ihr Ziel sollte spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.

Beispielfragen für Teil 3 Ihrer Briefing Vorlage sind:

  • Welche Hauptziele möchten Sie mit Ihrem Projekt erreichen?
  • Welches sind erreichbare Nebenziele?
  • Welche Prioritäten haben die verschiedenen Nebenziele?
  • Welche Erwartungen haben Sie beziehungsweise Ihr Team bezüglich des Projektablaufes?
 

Teil 4: Definition Ihrer Zielgruppe

Um Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen, sind detaillierte Informationen nötig, wer mit den durchgeführten Maßnahmen angesprochen werden soll. In diesem speziellen Fall bezieht sich dies darauf, an welche Zielgruppe sich Ihre Website richten soll. In diesem Teil der Briefing Vorlage stellen Sie dem Auftragnehmer ausführliche Informationen über Ihre Zielgruppe bereit. Relevant sind zum Beispiel Angaben zu Alter, Geschlecht, sozialen Status und geografischen Einzugsgebiet.

Bewährte Beispielfragen für diesen Abschnitt sind:

  • Welche verschiedenen Zielgruppen sollen angesprochen werden?
  • Welches ist die Hauptzielgruppe?
  • Welches sind sekundäre Zielgruppen?
  • Welche Fragen und Erwartungen haben die Besucher Ihrer Website?
 

Es ist vorteilhaft, wenn Sie eine fundierte Zielgruppenanalyse zur Hand haben oder für Ihr neues Projekt erstellen lassen. Eine Zielgruppenanalyse liefert Ihnen zahlreiche zusätzliche nützliche Informationen für Ihre Briefing Vorlage. Auch empfiehlt es sich eine Buyer Persona zu erstellen.

Teil 5: Mitbewerber

Es ist sinnvoll, dass Sie in Ihrer Briefing Vorlage auch den Wettbewerb und Ihre Konkurrenten analysieren. Schauen Sie sich Ihre größten Konkurrenten ganz genau an und nennen Sie ihre Schwächen und Stärken. Durch diese Vorgehensweise erhalten sowohl Sie als auch der Auftragnehmer wertvolle Inspirationen und Erkenntnisse für Ihr Projekt.

Praxiserprobte Beispielfragen für Ihre Briefing Vorlage sind:

  • Wer sind Ihre größten Konkurrenten?
  • Worauf konzentrieren Ihre Mitbewerber ihre Aktivitäten und Geschäftsmodelle?
  • Was sind die besonderen Stärken und Schwächen der Konkurrenz?
  • Wie ist die Online-Präsenz Ihrer Wettbewerber gestaltet?
 

Teil 6: Inhalte & Struktur

In diesem Abschnitt Ihrer Briefing Vorlage gehen Sie ins Detail. Sie befassen sich mit der Architektur Ihrer Website. In diesem Schritt fragen Sie Informationen zur Inhaltsstruktur, zum Umfang und zur Navigation Ihrer Homepage ab. Ferner stellen Sie sich praktische Fragen, zum Beispiel, ob bereits Bildmaterial und Texte vorhanden sind oder ob Ressourcen für die Erstellung neuer Inhalte benötigt werden.

Beispielfragen für diesen Part Ihrer Briefing Vorlage sind:

  • Wie viele Seiten soll Ihr Internetauftritt wahrscheinlich umfassen?
  • Existiert bereits eine Struktur für die Navigation, die übernommen werden soll?
  • Welche Inhalte, zum Beispiel Downloads, Texte und Bilder sind bereits vorhanden?
  • In welcher Höhe ist ein Budget für die Erstellung neuer Inhalte verfügbar?
  • Welche Sonderfunktionen, zum Beispiel E-Commerce, Formulare, Mehrsprachigkeit wünschen Sie für Ihre Website?
 

Teil 7: Look & Feel / Designvorgaben

In diesem Abschnitt teilen Sie dem Auftragnehmer mit, ob Sie bereits konkrete Vorstellen vom Design Ihrer Website haben. Falls ja, können Sie die URLs von Beispiel-Websites in der Briefing Vorlage angeben. Falls Sie überhaupt keine Vorstellungen haben, befragt Sie der Auftraggeber, welche Assoziationen, Eigenschaften und Wirkungen Sie für Ihre Internetpräsenz wünschen. Selbstverständlich wird das bestehende Corporate Design ins Design integriert.

Beispielfragen für diesen Abschnitt sind:

  • Welche Designkomponenten, zum Beispiel Schrifttypen, Farben, Logos sind bereits vorhanden?
  • Welcher Effekt soll mit dem Design erzielt werden?
  • Welche Assoziationen mit dem Unternehmen sollen erreicht werden?
 

Teilen Sie dem Auftragnehmer zudem mit, welche Materialien zum Beispiel ein Moodboard, diverse Drucksachen und/oder Flyer zur Verfügung gestellt werden können.

Teil 8: Vorgaben zur technischen Umsetzung & Spezifikationen

Nachdem Sie in Ihrer Briefing Vorlage detaillierte Vorgaben über die Struktur, den Inhalt und das Design Ihres Internetauftrittes gemacht haben, liegt der Fokus in diesem Teil Ihrer Briefing Vorlage auf technischen Aspekten. Falls erforderlich, müssen bestimmte Anforderungen, zum Beispiel an besondere Content-Management-Systeme und/oder die Integration in die Website mit geeigneten Tools spezifiziert werden.

Beispielfragen für Ihre Briefing Vorlage

  • Sollen externe Services wie Google Maps oder Tracking-Tools in das Projekt integriert werden?
  • Besteht die Notwendigkeit, Schnittstellen zu externen Tools oder Anbietern zu entwickeln?
  • Ist die Verwendung eines bestimmten Content-Management-Systems vorgeschrieben?
 

Teil 9: Projektspezifisches & Rahmenbedingungen

Im letzten Teil dokumentieren Sie den Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer. In diesem Abschnitt der Briefing Vorlage halten Sie Kommunikationswege, Budget, persönlichen Ansprechpartner, Verantwortlichkeiten und/oder Termine fest.

Beispielfragen hierfür sind:

  • Wer sind Ihre zuständigen Ansprechpartner für das Projekt?
  • Bis zu welchem Zeitpunkt können alle benötigten Inhalte für das Projekt bereitgestellt werden?
  • Wann ist der gewünschte Start- und Fertigstellungstermin für Ihr Projekt?
  • Existiert eine feste Kostenvorgabe oder ein Preisrahmen für Ihr Projekt?

Briefing Vorlage als Download

Der Grundstein für Ihr Projekt ist gelegt

Sobald Sie Ihr Briefing fertiggestellt haben und alle Fragen geklärt sind, können Sie den nächsten Schritt einleiten. Abhängig von den Projektanforderungen kann entweder ein Kick-Off Meeting oder ein Onboarding-Prozess stattfinden. Währenddessen beginnt der Auftragnehmer mit der Entwicklung des konkreten Konzepts für Ihre Website. Sobald das Konzept fertiggestellt ist, kann mit der Umsetzung begonnen werden.

Fazit

Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Die Verwendung einer detaillierten Briefing Vorlage kann Ihnen bei der Realisierung helfen. Allerdings kann die Erstellung eines Briefings zeitaufwendig sein. Ein professioneller Auftragnehmer wird Sie jedoch tatkräftig unterstützen. Sie bekommen die Fragen vorab zugeschickt und können sich zielgerichtet auf das Interview vorbereiten.

Lassen Sie sich aber nicht von den vielen Fragen abschrecken. Die meisten Antworten kennen Sie als Teils Ihres Unternehmens bereits oder können Sie schnell herausfinden. Das Anforderung an Sie ist eher, dass Sie sich mit bestimmten Fragen bewusst und intensiv auseinandersetzen. Die Antworten kommen dabei oft schneller als gedacht.

Falls Sie eine eigene Website benötigen, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wie freuen uns auf ein gelungenes Briefing und ein erfolgreiches Website-Projekt.

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